La mutualisation des collections vue du côté des systèmes d’information

Cet article fait partie d’une série de billets sur les collections du Grand équipement documentaire (GED), destinés à mettre en lumière le processus de mutualisation des collections de 50 bibliothèques, centres de documentation et services d’archives issues de la FMSH, l’INED, l’EPHE, l’EHESS, le CNRS, les universités Paris 1 Panthéon-Sorbonne, Sorbonne Nouvelle et Sorbonne Paris Nord, qui constituent le GED.

Mutualiser les collections d’une cinquantaine de bibliothèques de recherche au sein d’une nouvelle bibliothèque est la tâche à laquelle s’est attelé l’ensemble des personnels impliqués dans le projet GED – aussi bien dans l’équipe projet resserrée que dans les bibliothèques d’origine. Pour réaliser cet objectif, il fallait notamment :

• Avoir une vue synthétique de la collection mutualisée le plus rapidement possible pour saisir ses caractéristiques, telle que sa volumétrie globale ou encore le nombre de documents en double, triple, quadruple,… ;
• Préparer l’implantation des titres dans le plan de classement du GED ;
• Élaborer une cotation nouvelle ;
• Réfléchir à la façon de disposer les collections dans le futur bâtiment ;
• Et, last but not least, pouvoir produire les informations nécessaires au déménagement des collections.

Mise en place du Système d’information documentaire chantier

Parmi les moyens que le Campus Condorcet s’est donné pour réaliser cet objectif, le système informatique dit « SID Chantier » (voir ci-dessous pour ce terme) a permis de regrouper les métadonnées des collections de chaque bibliothèque. Ce système devait notamment :

• Être propre au GED afin de ne pas perturber les systèmes des bibliothèques en cours de fonctionnement – tout en permettant au personnel de ces bibliothèques de voir les données dans le nouveau système afin de les contrôler et de les exploiter si nécessaire pour leurs propres travaux préparatoires ;
• Être alimenté régulièrement par les données bibliographiques et exemplaires des bibliothèques d’origine afin d’avoir des données à jour et au plus près de la réalité ;
• Être paramétrable de façon à pouvoir tester différents scénarios sur certains sujets (par exemple pour calculer la cotation) ;
• Réaliser le dédoublonnage des collections autant que faire se peut, et permettre de repérer les triplons, quadruplons, etc. ;
• Produire des statistiques et des listes de documents selon les besoins du projet ;
• Permettre d’identifier les ouvrages destinés à la future réserve (documents dits rares).

À l’aide de la société Biblibre ayant remporté le marché à cette fin, le GED s’est donc doté d’une instance de SIGB (système intégré de gestion de bibliothèque) qui a été nommé « système d’information documentaire chantier » (SID Chantier). Reposant sur le système Koha, en utilisant les fonctions de catalogue et de statistiques seulement, le SID Chantier a été en fonctionnement du premier semestre 2016 à fin 2020.

Réalisations

Le SID Chantier était périodiquement alimenté par des exports de données provenant des bibliothèques de recherche. Tous les six mois, environ, celles-ci envoyaient à l’équipe GED leurs données mises à jour. L’équipe des systèmes d’informations documentaires au GED chargeait alors ces données dans le SID Chantier grâce à un processus respectant les attentes énoncées ci-dessous :

• Le dédoublonnage des données ;
• Des calculs d’orientation des exemplaires (cet exemplaire ira-t-il en libre accès ? en magasin ? en réserve ? etc.) et d’implantation des exemplaires (cet exemplaire va-t-il dans le territoire de recherche « Asie », « Démographie », « Histoire », etc. ?) ;
• Le calcul d’une première « cote Condorcet » quand cela était possible ;

• L’enrichissement et l’harmonisation des données, par exemple en créant une zone permettant de conserver la trace de la bibliothèque d’origine pour pouvoir en reconstituer virtuellement le fonds…

Pour réaliser ces opérations, l’équipe projet GED avait élaboré les règles nécessaires au programme de chargement des données dans le SID Chantier, sur la base d’un examen minutieux des données de chaque bibliothèque et avec l’aide de celles-ci.

Le processus de chargement des données était complexe et long compte-tenu de la volumétrie des données à traiter et de la finesse du résultat souhaité (notamment pour le calcul des cotes). Par exemple, lors du dernier chargement en janvier 2019, il a fallu un total d’environ 45 heures de traitement informatique. À ce temps de traitement automatique, il faudrait ajouter les temps de contrôle avant et après traitement, ainsi que le temps nécessaire à l’élaboration et à la saisie des règles de cotation, d’orientation, d’implantation ou d’enrichissement de certaines zones, etc.

Après son dernier chargement, le SID Chantier comptait plus de 908‍ 000 titres pour plus de 1 153 000 exemplaires. Le SID Chantier, dès sa mise en ligne, a été très bien accueilli par les professionnels de la documentation travaillant autour du projet GED. Il a permis de se projeter virtuellement dans la future collection mutualisée.

Du SID au SGBm…

Toutefois, le SID Chantier ne devait pas devenir le système définitif de la bibliothèque. Dans le cadre du projet SGBm (Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé) porté par l’ABES, le projet de mise en place du SIGB final s’est déroulé en deux périodes. Dans la première, une équipe constituée de personnels de l’équipe projet GED et des bibliothèques d’origine, a travaillé sur l’expression des besoins dans le cadre de l’accord-cadre défini par l’ABES. Puis lorsque le marché a été attribué à Ex-Libris pour son SIGB Alma et son outil de découverte Primo VE, l’équipe s’est engagée dans la mise en place de ces outils en partenariat avec Ex-Libris. Ainsi, dès janvier 2019, le travail sur la définition du paramétrage d’Alma a commencé pendant que les premiers utilisateurs du système commençaient à le prendre en main et s’y former afin de former leurs collègues ensuite. En avril 2019, les données du SID Chantier furent migrées dans Alma et la mise en production s’est faite le 7 octobre 2019 au matin.

Grâce à l’outil de découverte Primo VE, rendu lui aussi accessible au public le 7 octobre 2019, le GED a commencé à se matérialiser pour ses futurs usagers : les collections étaient maintenant mutualisées dans un seul catalogue, et devenaient visibles et réservables progressivement, au fur et à mesure des déménagements. Le passage à Alma a aussi constitué un moment important pour le GED d’un point de vue professionnel puisqu’il devenait l’outil commun pour gérer non seulement les collections mais aussi les lecteurs, la circulation, les achats, etc. Il a par ailleurs permis l’ouverture du mais aussi les lecteurs, la circulation, les achats, etc. Il a par ailleurs permis l’ouverture du « GED Hors les murs » dès octobre 2019.

Le travail autour de la mutualisation n’est, bien sûr, pas terminé. Malgré tous les travaux menés jusqu’ici dans le SID Chantier, il est resté beaucoup de cas complexes que le SID Chantier ne pouvait pas résoudre. Néanmoins la réalisation du SID Chantier a grandement contribué à faire avancer le projet GED et, désormais avec Alma, malgré les difficultés qui ne peuvent manquer de survenir dans la mise en route d’un projet de cette ampleur, nous disposons d’un bon outil pour aider à mener à bien cette mutualisation et, plus important encore, aider nos lecteurs à tirer profit de celle-ci.

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