Les collections du GED, ou comment 50 bibliothèques constituent un Grand équipement documentaire.

Nous inaugurons ici une série de billets sur les collections du GED, destinés à mettre en lumière le processus de mutualisation des collections de 50 bibliothèques, centres de documentation et services d’archives issues de la FMSH, l’INED, l’EPHE, l’EHESS, le CNRS, les universités Paris 1 Panthéon-Sorbonne, Sorbonne Nouvelle et Sorbonne Paris Nord qui constituent le GED.

Auteurs : Geoffrey Haraux, Alicia León y Barella et Jeanne Longevialle

Très rapidement dans l’histoire du projet, la création d’un Grand équipement documentaire mutualisé, rassemblant tant des collections documentaires de bibliothèques que des archives de la recherche, et doté de services de soutien à la recherche au plus près des besoins sans cesse renouvelés de celle-ci, a été décidée et inscrite dans les fondamentaux du Campus Condorcet.

Le regroupement au sein du GED de toutes les collections des laboratoires destinés à s’installer sur le Campus Condorcet, soit une cinquantaine de bibliothèques et centres de documentation, issues de huit des établissements membres est arrêté. Le cœur des collections, constitué de ces bibliothèques et centres de documentation, se trouve désormais complété, enrichi et développé au sein du GED, grâce au travail des bibliothécaires chargés des acquisitions et à partir des suggestions des chercheurs résidents du Campus et des usagers de la bibliothèque.

La bibliothèque du CéSor au CTLES

Afin que les chercheuses et chercheurs gardent la proximité avec les collections tout en bénéficiant de collections plus vastes que celles qu’ils pouvaient avoir au sein de leur bibliothèque d’unité, est posé le principe d’un très large libre-accès (80 % des collections), favorisant la sérendipité physique. Les collections sont ainsi orientées entre le libre-accès sur trois niveaux de bâtiment, la Réserve (documents rares stockés dans les magasins du GED) et collections stockées à distance au CTLes 1 (doubles de monographies et périodiques anciens et/ou disponibles en ligne).

C’est dans ce contexte de programmation d’une bibliothèque dans laquelle près de 800 000 ouvrages allaient être disponibles en libre-accès, que s’est, très tôt, posée la question de l’organisation des collections et de leur classement dans un cadre lisible et signifiant pour les différents publics de la bibliothèque : chercheurs et apprentis chercheurs de toutes les disciplines représentées sur le Campus Condorcet.

Pour éclairer l’histoire de cet équipement qui ouvrira bientôt, nous abordons sur plusieurs billets les enjeux liés à la mutualisation des collections, les choix qui ont été faits et les étapes de ce long travail initié en 2013 :

  1. Définir un premier classement et approfondir la connaissance des collections
  2. Construire le cadre de classement des collections, avec les équipes de recherche
  3. Signaler les collections dans les catalogues nationaux
  4. Développer un catalogue commun, d’abord outil de travail interne, puis outil ouvert public
  5. Implanter « virtuellement » les collections en libre-accès dans le catalogue
  6. Implanter « physiquement » les collections, d’abord au CTLES… et bientôt au GED.

Pour compléter cette introduction, et pour plus de clarté, quelques précisions de vocabulaire… :

  • Signalement : faire connaître, selon des normes précises, l’existence d’un document afin qu’il puisse être consulté par les lecteurs, notamment grâce à un catalogue en ligne.
  • Catalogue : les catalogues, désormais largement informatisés et disponibles en ligne, font connaître la documentation accessible aux lecteurs. Il existe des catalogues locaux (ex. celui du GED), nationaux (ex. le SUDOC) voire internationaux (ex. Worldcat). Chaque document y est signalé par une notice.
  • Cadre de classement : cadre définissant l’organisation physique de la documentation et des archives (par exemple : une organisation thématique, alphabétique, chronologique…)
  • Implantation des collections : regroupement des collections dans des espaces physiques cohérents, notamment grâce à leur cote. Les collections sont implantées virtuellement quand leur nouvelle cote est attribuée dans le catalogue, puis implantées physiquement quand les livres sont rangés dans les rayonnages de la bibliothèques.
  • Cote : il s’agit d’un code qui détermine l’adresse d’un document parmi les rayonnages d’une bibliothèque, et permet au lecteur de le retrouver. La cote est constituée d’un ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes…) reportés sur le document lui-même (étiquette de cote) et sur sa notice dans le catalogue.

 

  1. Le Centre technique du livre de l’enseignement supérieur propose un service de stockage à distance (Bussy-Saint-Georges, Seine-et-Marne) et de communication de documents, https://www.ctles.fr/ []

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